Så använder du en facilitator för möten och workshops

I vilken sorts möten kan en facilitator bidra?

• Hearing – Insikter om deltagarnas olika aspekter av ett gemensamt problem.
• Kartläggning – Hur ser det ut idag? Hur hänger saker ihop? Vad vet vi om användarnas situation? När blir det friktion?
• Inventering – Vilka lösningar och arbetssätt har vi redan igång?
• Formulering av mål – Vad skulle vår bild av den önskade framtiden kunna innehålla?
• Idégenerering – Hur skulle vi kunna lösa problemet?

Olika typer av grupper och deras behov av en facilitator

• En etablerad grupp – Dvs en grupp där alla känner alla och är vana att jobba tillsammans. Genom inspirerande övningar kan en facilitator släppa loss energi och kreativitet. Det kan vara väldigt förlösande att ha en extern part som lyssnar och ser till att alla får komma till tals. En facilitator kan ställa frågor från en ”korkad” position som på ett produktivt sätt ifrågasätter etablerade sanningar i gruppen.
• En grupp av personer som i begränsad omfattning känner varandra sedan tidigare. Fördelen med en extern facilitator är man kan gå direkt in i konkret arbete utan att i någon högre grad behöva befinna sig i den trevande sociala fasen. Långa presentationsrundor och andra välvilliga samtalsämnen är inte nödvändiga för mötet, utan riskerar snarare att dra ned tempot och därmed förstöra den energi som deltagarna kommit med till mötet. En snabb presentationsrunda om det är nödvändigt, och sedan pang på den första övningen.
• Mixad grupp. Riktigt klurigt kan det bli med en mixad grupp där ett antal deltagare känner varandra väl sedan tidigare och där andra är inkallade för att bidra i en viss process eller i ett visst möte. Det som händer är att en facilitator enar gruppen till ett ”vi” där det är facilitatorn som är extern.

Din roll som chef och vad du ska göra på ett möte som någon annan leder

En stor fördel för dig som är uppdragsgivare, och underförstått hade haft rollen som mötesledare om det inte funnits en extern facilitator, är att du kan välja hur du själv ska agera i mötet. Du kan exempelvis ta en rollen som lyssnare och låta gruppen jobba på egen hand tillsammans med faclilitatorn. Alternativt kan du gå in som en i gruppen och bidra på samma villkor i övningar och diskussioner som de andra deltagarna i mötet.

Facilitatorns verktygslåda

• Produktiva frågor – En bra fråga är förutsättningen för en bra diskussion. Lagom omfattning och lagom ”jobbig” är nyckeln.
• Tempo – Öka tempot för mer energi och motivation, dra ned tempot för eftertanke och för att få fatt på insikter.
• Inkludering – Alla i gruppen ska ha möjlighet att komma till tals, men en del vill inte bidra mer än lite grand och det är också okej.
• Långa listor – En grupp som jobbar spontant fastnar i enstaka idéer. En facilitator kan se till att få igång och upprätthålla en kreativ process i mötet.
• Prioritering – Många idéer är inte allt. Vilka är viktigast?
• Klargörande – att be om förklaringar på sånt som ”alla” tycker är självklart men som i själva verket är dunkelt.
• Tystnad – Ibland behövs det en liten tystnad.
• Avgränsning – Agendan behöver vara realistisk. Det kan också behövas avgränsning för att behålla fokus och inte fastna i sidospår.
• Renodling – undvik luddiga förväntningar på vad mötet ska innehålla och uppnå.
• Scope – vad är det vi vill uppnå med mötet?
• Reframing – Har vi ägnat oss åt fel problem?